5 erros comuns no monitoramento de pedidos que custam caro ao seu negócio

Descubra os principais erros no monitoramento de pedidos no varejo e como eles afetam estoque, fornecedores e resultados

O monitoramento de pedidos vai além de acompanhar entregas: envolve a gestão eficiente de estoques, a prevenção de rupturas, a análise estratégica de vendas e a coordenação eficaz com fornecedores.  

No entanto, apenas 21% dos gerentes de cadeias de suprimentos afirmam que seus sistemas fornecem informações precisas em tempo real sobre desempenho, segundo a pesquisa Supply Chain Impact, da Capgemini. 

A falta de análise deste processo pode resultar em perdas financeiras significativas e impactar negativamente a experiência do cliente. A seguir, destacamos os cinco erros mais comuns no monitoramento de pedidos e como evitá-los. 

1. Falta de visibilidade de estoque 

Sem visibilidade em tempo real do estoque por loja, centro de distribuição ou canal de venda, o varejista toma decisões no escuro.  

O problema é agravado quando diferentes sistemas não se comunicam — um desafio comum em redes com unidades espalhadas pelo país. 

Esse erro compromete o abastecimento e pode gerar rupturas em lojas com alta demanda ou excesso em pontos com baixa saída.  

Um exemplo: uma rede de eletrodomésticos lança uma campanha promocional nacional de televisores, mas parte das lojas não tem estoque disponível — o que frustra o consumidor e gera perda de receita. 

Soluções de monitoramento integradas, com dashboards e alertas em tempo real, são fundamentais para corrigir essa falha. 

2. Processos manuais e falta de automação 

Pedidos feitos manualmente — via planilhas, e-mails ou telefonemas — aumentam o risco de falhas. É comum que unidades enviem informações incompletas ou que erros de digitação distorçam o volume real necessário. 

Esse cenário é frequente em operações que ainda não adotaram sistemas automatizados de reabastecimento.  

Imagine uma rede de supermercados que solicita reposição semanal com base em percepções visuais do gerente da loja. Um erro de estimativa pode deixar uma categoria essencial, como produtos de higiene, indisponível por dias. 

Automatizar o ciclo de pedidos com base em parâmetros como giro, estoque mínimo e previsão de demanda é o primeiro passo para garantir consistência e eficiência. 

3. Falta de integração entre sistemas e fornecedores 

Mesmo com um sistema interno eficiente, se o fornecedor não está conectado ao processo, o risco de falha permanece.  

Pedidos confirmados podem não ser entregues no prazo ou com o volume correto — sem que a loja seja informada com antecedência. 

Redes de moda, por exemplo, enfrentam esse desafio com fornecedores internacionais. Uma coleção com data de lançamento marcada pode atrasar por falta de alinhamento logístico. Resultado: lojas despreparadas, vitrines desatualizadas e perda de oportunidade de venda. 

A integração de sistemas e o uso de plataformas colaborativas com fornecedores são essenciais para garantir fluidez no monitoramento de pedidos. 

4. Subutilização de dados e indicadores de desempenho 

Ter acesso a muitos dados não significa ter boa gestão. O erro aqui está em não traduzir esses dados em decisões práticas. Sem indicadores claros — como ruptura por item, giro por categoria ou lead time por fornecedor — o varejista perde capacidade de resposta. 

Imagine um varejo de artigos esportivos que continua repondo um modelo de tênis com baixa saída, enquanto outros modelos com alta demanda seguem indisponíveis. A consequência é capital imobilizado em produtos errados e margem reduzida. 

Estruturar uma camada analítica com KPIs estratégicos e ações automatizadas é a chave para transformar monitoramento em vantagem competitiva. 

5. Comunicação ineficaz com fornecedores e clientes 

Problemas em pedidos fazem parte da rotina, mas o que diferencia operações eficientes é a forma como respondem a essas falhas. 

Quando atrasos ou rupturas não são comunicados a tempo às equipes de loja, marketing ou atendimento ao cliente, o prejuízo se multiplica.